universitas gunadarma
· Arti dan Fungsi Manajemen
Definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee. Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, megkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
· Jenjang Manajemen
Peusahaan-perusahaan besar biasanya mempuyai paling sedikit tiga jenjang manajemen, ketiga jenjang tersebut adalah :
a. Manajemen Puncak
Manajemen puncak sering disebut manajemen senior atau eksekutif kunci. Manajemen puncak bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.
b. Manajemen Madya
Manajemn madya disebut juga manajemen administrative. Mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajemen puncak.
c. Manajemen Operasional
Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis-pertama” (first-line supervisor), karena bertanggung jawab melakukan supervise kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.
LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
Ø Gerakan Manajemen Ilmiah
Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :
Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.
SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
v Sekolah Klasik (Classical School)
Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
v Sekolah Perilaku (Behavioral School)
Sekolah perilaku disebut leadership, human realitions, atau behavioral sciences school of management, telah menjadi popular dalam tahun 1950-an.
v Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)
Sekolah ilmu manajemen melibatkan matematik dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyalesaikan masalh-masalah bisnis.
v Analisis Sistem
Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.
v Manajemen Hasil
Manajemen By Objectives/ MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Adapun keburukannya dapat disebutkan di sini, antara lain :
1. Untuk beberapa tugas, MBO sulit umenentukan tujuan yang tepat.
2. MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.
3. MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah untuk manajemen.
4. Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah di ukur.
PERENCANAAN
Perancanaan merupakan fungsi terpenying diantara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada.
o Bentuk-bentuk Perencanaan
Perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :
a. Tujuan (Objective)
Tujuan merupakan sesuatu sasaran di mana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Dalam membuat startegi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti : ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebaginya.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.
e. Aturan (rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.
f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu pelanggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan program dua macam, yakni: 1) program umum meliputi seluruh organisasi, 2) program khusus hanya mencakup kegiatan-kegiatan dari masing-masing bagian yang ada dalam organisasi tersebut.
o Kegunaan Perencanaan
Adapun kegunaan dari pada perencanaan adalah :
a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
c. Memperingan biaya
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
o Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
1. Menetapkan Tujuan
2. Menyusun Anggapan-anggapan (premising)
3. Menemtukan Berbagai Alternatif Tindakan
4. Mengadakan Pernilaian terhadap Aternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih
5. Mengambil Keputusan
6. Menyusun Rencana Pendukung
o Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yakni:
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek
Perencanaan pembangunan 25 tahun di Indonesia yang dikenal dengan nama era pembangunan, merupakan salah satu contoh perencanaan jangka panjang.
o Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
Adanya kelemahan perencanaan disebabkan oleh beberapa factor ,yaitu:
a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu factor yang memebatasi perencaan.
b. Perubahan yang sangat cepat
c. Kekakuan internal
Kekakuan merupakan kekakuan yang tercipata dan berasal dari dalam organisasi /perusahaan; dapat berupa: 1) kekakuan psikologis ,2) kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan ,3) kekakuan sumber daya dan dana
d. Kekakuan eksternal
Kekakuan eksternal sangat sulit dikendalikan dan diawasi oleh para manajer karena sangat berkaitan dengan masalah-masalah : social-politik ,teknologi ,kebudayaan ,geografi ,perekonomian dan sebagainya
e. Waktu dan biaya
o Pengambilan Keputusan
a. Syarat pengambilan keputusan
Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat ,antaralain :
1. Harus berudaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif
2. Haru dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai berserta segala kekurangannya
3. Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan
4. Haru bersikap optimis dan mempunyai kemampuan yang kuat untuk memilih alternative yang baik.
b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : 1) Operation research, 2) Teori probabilitas, 3) Linear programming. Alat-alat pengambilan keputusan lainnya adalah :
- Analisa resiko
- Pohon keputusan (decision tree)
PENGORGANISASIAN
§ Pengertian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu: personalia, fungsi dan factor-faktor fisik merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk:
a. Hubungan Informal
Yang termasuk hubungan informal ini antara lain : hubungan-hubungan di luar tugas/ pekerjaannya, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.
b. Hubungan Formal
Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :
1) Tanggung Jawab adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan, dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang diterima.
2) Wewenang
Wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan seseorang ,juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu.
3) Pertanggung-jawaban
Penanggung-jawaban merupakan dari arus wewenang
§ Rentangan Kekuasaan
Frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor ,
a) Latihan dari bawahan
b) Pendelegasian
c) Perencanaan
d) Teknik komunikasi
§ Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Pengelompokan menjaadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa factor berikut ini:
1. Didasarkan pada Suatu Angka
2. Didasarkan pada Waktu
3. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
4. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
5. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
6. Didasarkan pada Jenis Langganan
§ Karakteristik Struktur Orgaisasi
Bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu:
a. Keseimbangan dalam Organisasi
b. Fleksibel merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan dari terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi, seperti : perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi jabatan dan sebagainya.
PENGARAHAN
Ø Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :
a. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
b. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan
c. Prinsip Kesatuan Komando
Ø Cara-cara Pengarahan
Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupaa:
1. Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain :
1) Tugas itu sendiri
2) Tugas lain yang ada hubungannya
3) Ruang lingkup tugas
4) Tujuan dari tugas
5) Delegasi wewenang
6) Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
7) Hubungan antara masing-masing tenaga kerja
8) Dan sebagainya.
2. Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang dibeikan kepada bawahan dapat berupa :
- Perintah umum dan Khusus, perintah umum mempunyai sifat yang luas sedangkan peintah khusus bersifat lebih menditail.
- Perintah lisan dan tertulis, perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung risiko lebih besar.
- Perintah formal dan informal, perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/ aktivitas yang telah ditetapkan di dalam organisasi. Perintan informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.
3. Delegasi Wewenang
Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.
Ø Komunikasi
American Training Director memberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia-manusia secara serasi. Definisi dari Newman, komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan, pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih.
Dari definisi-definisi tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa :
a. Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.
b. Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau iformasi.
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.
d. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau symbol.
Komunikasi mempunyai beberapa prinsip, yaitu :
1) Komunikasi harus Jelas
Komunikasi yang jelas dapat dilakukan bilmana dipakai bahasa yang baik.
2) Prinsip Integritas
Komunikasi dapat digunakan untuk menumpuk saling pengertian antara masing-masing individu sehingga dapat mencapai serta menjaga adanya suatu kerjasama yng baik.
3) Prinsip Penggunaan Organisasi Informal
Komunikasi yang dilakukan oleh sebuah organisasi dapat bersifat ekstern dan bersifat intern. Komunikasi yang bersifat ekstern merupakan komunikasi yang terjadi antara organisasi dengan lembaga-lembaga lain seperti pemerintah, serikat buruh, bank dan sebagainya. Komunikasi yang bersifat intern merupaka komunikasi yang dilakukan oleh mesing-masing individu dalam organisasi.
Ø Motivasi
Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu :
a) Motivasi Positif
Merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya : dengan memberikan promosi, memberikan intensif atau tambahan penghasilan, menciptakan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tentram dan jenak bekerja, dan sebaginya.
b) Motivasi Negatif
Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.
PENGKOORDINASIAN
v Prinsip-prinsip Koordinasi
Koordinasi antara bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :
a. Prinsip Kontak Langsung
Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal.
b. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi
Koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan.
c. Hubungan Timbal Balik di antara Faktor-faktor yang ada
v Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Fungsi ini merupakan tanggung jawab dari manajer, untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :
1. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
2. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
PENGAWASAN
Ø Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen.
Ø Langkah-langkah Pengawasan
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengdakan pengawasan adalah :
a. Menciptakan Standard
Standard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Bentuk standard dapat dibedakan ke dalam dua macam bentuk, yaitu :
- Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu, misalnya : jam kerja mesin (machine hour), jam kerja tenaga langsung (direct labor hour), satuan barang (unit product), ongkos, pendapatan, investasi, dan lain sebagainya.
- Standard kualitatif dapat berupa pendapatan umum, langganan, buruh dan sebagainya.
b. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard
Langkah kedua ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.
c. Melakukan Tindakan Koreksi
Langkah ketiga ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana atau standarnya.
Ø Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
Untuk menjalankan pengwasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :
1) Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas)
2) Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
3) Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4) Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan.
5) Pengawasan harus luwes/ fleksibel.
6) Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7) Pengawasan harus ekonomis.
8) Pengawasan harus mudah dimengerti.
9) Pengawasan harus diikuti dengan perbaiki/ koreksi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar