PENGERTIAN ORGANISASI
· Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu : 1) interaksi manusia, 2) kegiatan mengarah pada tujuan, 3) struktur.
ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
· Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah : 1) wewenang, 2) tanggung jawab, 3) pertanggungjawaban, 4) delegasi, 5) koordinasi.
· Organisasi Informal
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban.
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat. Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :
- Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
- Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
- Anggota-anggota kelompok luar (out group)
· Sentralisasi VS Desentralisasi
Istilah sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai dalam manajemen.
Organisasi yang Disentralisasi
Sebuah perusahaan yang mengambil kebijakan menempatkan wewenang pengambilan keputusan utama dan pengendalian di tangan beberapa eksekutif puncak disebut manajemen yang disentralisir. Jadi, organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.
Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah : (1) bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan, (2) cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan , (3) memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.
Sedangkan keburukannya dapat disebutkan di sini antara lain :
(1) jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak,
(2) organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan. Sebenarnya semua keputusan penting diambil oleh manajemen puncak.
Organisasi yang Disentralisir
Manajemen yang disentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Dalam desentralisir, para manajer jenjang lebih bawah mendapat kesempatan untuk menunjukkan kemampuannya.
STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA
Ø Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :
1) Interaksi kemanusiaan
2) Kegiatan yang terarah ke tujuan
3) Struktur
Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan cirri kegiatan kerja secara individual. Akibatnya, tujuan-tujuan itu harus dipecah ke dalam tujuan-tujuan khusus untuk setiap karyawan dalam perusahaan.
Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampuan, penjualan, pasang pasar, dan jasa dipecah ke dalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan individual.
Departementalisasi
Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia.
Wewenang dan Tanggung Jawab
Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.
Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer ?
Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer di samping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer. Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemempuan manajer
4. Efektifitas komunikasi
Menjamin Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaran secara personal.
Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Seorang filusuf dan sejarahwan Inggris bernama C. Northcote Parkinson menjelaskan kecenderungan tersebut dalam bukunya Parkinson’s Law : “ Pekerjaan itu meningkat sedemikian rupa sehingga mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya.” Ia menerapkan hukumnya pada organisasi dengan menggambarkan bagaimana jumlah karyawan dalam sebuah perusahaan meningkat selama satu periode mengikuti jumlah pekerjaan yang harus dilakukan.
Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding peningkat pekerjaan ? Menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :
1. Keinginannya manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan.
2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.
Ø Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Yang menjadi dasar dalam organisasi adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility). Bentuk struktur organisasi bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu : organisasi garis (line organization), organisasi garis dan staf (line and staf organization), organisasi fungsional (functional organization), komite (committee) dan organisasi matrik.
Ø Organisasi Garis
a. Kebaikan Organisasi Garis
- Adanya kesatuan dalam pimpinan dan pemerintah.
- Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.
- Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.
- Menghemat biaya sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.
b. Keburukan Organisasi Garis
- Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.
- Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.
- Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.
Ø Organisasi Garis dan Staf
Organisasi garis dan staf merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Hubungan antara pimpinan dengan bawahan langsung dinamakan hubungan garis.
Manajer Pengiklanan (Advertising Manager) dan Manajer Penelitian Pasar (Manager of Market Research) dapat ikut membantu kegiatan penjualan dengan memberikan berbagai macam saran. Karena hubungan mereka tidak langsung, maka dalam hal ini manajer-manajer tersebut bertindak sebagai staf, dan hubungan yang terjadi adalah hubungan staf.
a. Kebaikan Organisasi GAris dan Staf
- Pimpinam lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya.
- Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.
- Staf dapat mendidik para petugas.
- Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakn alran kekuasaan dengan jelas.
b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf
- Kadang-kadang staf tidak lagi member saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.
- Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya.
- Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.
Ø Organisasi Fungsional
Dalam organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan /pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Frederick W. Taylor dengan scientific managementnya telah mengemukakan suatu ide tentang organisasi fungsional untuk sebuah pabrik. Fungsi-fungsi perencanaan dan administrasi dipegang oleh Time and Cost Clerk, Instruction Boss, Repair Boss, dan Inspector mengerjakan kegiatan produksi di pabrik, Disciplinary bertugas memelihara kepatuhan terhadap semua peraturan yang ada bagi para pekerja maupun pimpinan.
a. Kebaikan Organisasi Fungsional
- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
- Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi
b. Keburukan Organisasi Fungsional
- Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah
- Tidak hubungan garis secara langsung dengan atasan
- Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi
- Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antar para manajer
Ø Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Misalnya komite budget, mempunyai anggota kepala-kepala bagian dalam perusahaan, seperti kepala bagian produksi, kepala bagian finansial dan kepala bagian pemasaran.
Untuk membentuk komite haruslah memeperhatikan syarat-syarat berikut ini:
1. Suasananya santai dan bersifat informal
2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.
3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.
4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.
5. Keputusan diambil secara konsensus
6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.
7. Ketua komite tidak mempunyai kekeuasaan atas yang lain.
Komite sering disebut panitia, pelaksanaanya dapat dikombinasikan dengan bentuk organisasi yang lain.
a) Kebaikan Komite
- Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota.
- Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.
- Menciptakan koordinasi yang lebih baik.
- Meningkatkan pengawasan karena macam-macam Komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.
b) Keburukan Komite
- Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.
- Keharusan untuk berkompromi.
- Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.
- Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.
Ø Organisasai Matrik
Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik disebut juga organisasi manajemen proyek, dapat disefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
a. Kebaikan Organisasi Matrik
- Luwes.
- Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.
- Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.
b. Keburukan Organisasi Matrik
- Beberpa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan printah yang tradisional (satu atasan untuk masing-masing individu).
- Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadau dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.
- Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.
PERILAKU KEORGANISASIAN
Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi :
o Kelompok Kerja
Kelompok kerja merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat dari mereka sebagai satu kelompok. Kebutuhan-kebutuhan kelompok dapat berupa : 1) kebutuhan berkomunikasi, 2) kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta 3) kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu :
1) Keakraban satu sama lain
2) Kepentingan bersama
3) Pekerjaan serupa
4) Persahabatan
o Motivasi
Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.
Jenjang Kebutuhan Karyawan
Menurut Maslow, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator. Teori motivasi dari Maslow menekankan du aide dasar yaitu :
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
2. Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatnya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.
Hierarki kebutuhan yang dikemukakan oleh Maslow, kebutuhan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, haus dan lelah. Setelah kebutuhan dasar terpenuhi, baru kemudian orang berusaha memenuhi kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi, yaitu kebutuhan akan perlindungan, demikian pula seterusnya sampai kebtuhan berjenjang paling tinggi terpenuhi, yaitu kebutuhan akan perwujudan diri.
o Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Kepuasan jabatan mungkin merupakan sikap jabatan yang paling banyak diteliti. Oleh Musselmah dan Jackson, kepuasan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.
o Kepemimpinan
Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Beberepa panelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan, dari situasi yang ada.
Macam gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan dapat membantu menciptakan “iklim kerja” bagi karyawan. Sebagai contoh sebuah perusahaan di Amerika Serikat bernama Texas Instruments telah menciptakan iklim yang agak berbeda dari yang ada di perusahaan-perusahaan lain. Iklim di Texas Instruments itu sangat penting bagi keberhasilan kelompok perusahaannya. Mereka menekankan etika kerja yang kuat, persaingan, loyalitas perusahaan, dan pengambilan keputusan yang rasional. Dalam perusahaan tersebut terdapat upaya yang kuat untuk memisahkan tujuan perusahaan dengan tujuan pribadi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar